SkatteFUNN – med fokus på dokumentasjon av personalkostnader

SkatteFUNN søknaden godkjennes av Forskningsrådet, men det er viktig å få med seg at godkjenning av kostnader som gir grunnlag for støtte skal bekreftes av revisor etter nærmere bestemte regler og sendes sammen med skattemeldingen til skatteetaten.

Et absolutt krav for å få godkjent kostnadene er at det foreligger prosjektregnskap for SkatteFUNN prosjektet og dokumentasjon av prosjektkostnadene i henhold til strenge fastsatte krav.

I dette nyhetsbrevet ønsker vi å sette fokus på kravene til personalkostnader. Krav til timeregnskap og signering er både detaljerte og tolkes strengt av skattemyndighetene.

Øvrige vilkår for godkjenning finner dere på forskningsrådets informasjons sider om skatteFUNN eller ved å ta kontakt med oss.

Personalkostnader

Personalkostnader skal dokumenteres med timelister og skal signeres fortløpende og minst hvert kvartal. Dette kravet er absolutt og mangler vil føre til at revisor ikke kan godkjenne personalkostnadene i prosjektet, noe som igjen vil føre til bortfall av støtte.

Timer som blir ført på et SkatteFUNN prosjekt må dokumenteres med løpende signering av timelister.

Timelistene skal vise:

• Navn på FoU person
• Antall timer fordelt per dag
• Delmål vedkommende har arbeidet på
• Årslønn
• Signering

Det er et absolutt krav at timene signeres av den ansatte og prosjektansvarlig minst hvert kvartal. Elektronisk signering kan benyttes, men vær oppmerksom på at det kanskje ikke er tilstrekkelig å henvise til bedriftens vanlige timeregistreringssystem. For å sikre at dokumentasjonskravene følges bør timelister tas ut pr. kvartal og signeres av den ansatte og prosjektleder angitt i godkjenningsbrevet og lagres sammen med prosjektregnskapet til SkatteFUNN.

Krav til timelister gjelder også for perioden før prosjektet er godkjent og det er derfor nødvendig å innføre systemer og rutiner for timeskrivning og signering så krav til dokumentasjon er på plass så snart man begynner å jobbe med prosjektet.

Arbeid som utføres av andre selskap som defineres som en nærstående bedrift, har de samme kravene til føring av signerte timelister som søker bedriften.

Ulønnet arbeidsinnsats gir ikke grunnlag for fradrag, så lønn må være innberettet på A-melding til skattemyndighetene.

Godkjenning av personalkostnader

Revisor har kun mulighet til å godkjenne eller ikke godkjenne. Det er ikke mulighet til å godkjenne med forbehold. Det betyr at ALLE kravene beskrevet over må være i orden før vi som revisor kan godkjenne kostnadene som grunnlag for støtte.

Det er derfor viktig at alle som vurderer å søke om skatteFUNN midler setter seg godt inn i regelverket for å sikre at man har alt på plass før godkjenning.

Vi på lik linje med dere som bedrifter ønsker at skatteFUNN ordningen skal bidra til innovasjon og ny kunnskap og utbetaling av støtte.

Som samfunnets tillitsperson er vi satt til å følge opp at grunnlaget for støtten er dokumentert slik skattemyndighetene og forskningsrådet har bestemt. Avvik fra dokumentasjonskravene vil derfor medfører at vi ikke kan godkjenne kostnadene med de konsekvenser det vil få for støtten.

Vi vil på det sterkeste anbefale at man tar kontakt med revisor FØR man vurderer å søke om skatteFUNN midler så ikke refusjonene faller bort på grunn av mangler ved dokumentasjon av kostnadene.

Ta gjerne kontakt med Revisorkollegiet AS hvis du har spørsmål.