VARETELLING OG DOKUMENTASJON AV VARELAGER

Forberedelse
Gode forberedelser er viktig for å kunne gjennomføre varetellingen på en effektiv og god måte. Lageret bør ryddes slik at varer står på riktig plass og ukurante varer bør vurderes å kastes.
Lagerlister bør gjennomgås og oppdateres, og det bør utarbeides en telleinstruks når flere er involvert i tellingen.
 
Telleinstruksen bør inneholde:

• Kart over lagerområdet og hvem som teller hva
• Hvordan tellingen skal dokumenteres
• Hvem som skal telle hvilke områder
• Hva som gjøres med ukurante varer
• Hvordan følge opp varer som går inn og ut av lageret i løpet av tellingen.

 
Krav til dokumentasjon av varelager
Varetellingen må dokumenteres med varetellingsliste, enten manuelt eller elektronisk.
 
Varetellingslistene skal inneholde en spesifisert oppstilling over:

• Varens art
• Kvantum
• Verdi for hver enkelt vare
• Sum verdi for hver enkelt vare

 
Listene må være ordentlige og oversiktlige. Dersom telle lister på papir benyttes, skal disse være nummerert før telling, for å sikre at alle listene blir levert tilbake og arkivert. Listene må være datert, og det skal fremgå hvem som har foretatt tellingen. Telle lister på papir skal oppbevares som en del av dokumentasjonene, men kan skannes for elektronisk oppbevaring.

Verdsettelse
Regnskapsmessig skal varene verdsettes til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Skattemessig verdsettes varene til anskaffelseskost. Alle varer skal telles, også de som ikke kan selges.  Det er ikke anledning til å unnlate å føre opp ukurante varer i den skattemessige verdien. Skattemessig fradrag gis først når varen er kastet.
 
Ved dokumentasjon av varelageret skal verdi for hver enkelt vare beregnes til anskaffelseskost eller gjennomsnittlig anskaffelseskost. Det er derfor avgjørende at man har god kontroll med prisregisteret for varer som er på lager ved årsskiftet.
 
Når tellingen er gjennomført og listene er fylt ut bør det settes fokus på avvikslister mellom teoretisk og telt lager, varelinjer med usannsynlige verdier og mengder, cut off problematikk, reklamasjoner og returer, kreditnotaer rundet årsskiftet og ukurante varer og prising av disse.
 
Hvis regnskapet skal revideres er det lurt å ta kontakt med revisor i god tid før telling skal gjennomføres for å avtale tidspunkt for kontrolltelling.
 
Ta gjerne kontakt med Revisorkollegiet AS hvis du har spørsmål.